Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1
Het gemeenteraadsbesluit van 28/02/2007 en het OCMW-raadsbesluit van 17/04/2019 betreffende de deontologische code voor de raden en voor het gemeente- en OCMW-personeel worden opgeheven;

Artikel 2

Keurt de volgende deontologische code goed voor de raden en voor het gemeente- en OCMW-personeel:

In deze code wordt een synthese gemaakt van alle deontologische rechten en verplichtingen voor alle ambtenaren en politici. De deontologische code dient een weerspiegeling te zijn van de centrale waarden voor de organisatie en dient mee richting te geven aan het streven naar modern overheidshandelen. 

1. LOYALITEIT

Ambtenaren vertolken steeds op een loyale manier de beleidsbeslissingen van het bestuur, bijvoorbeeld naar de burger toe, ook als zij een andere mening hebben. Zij hanteren een professionele en objectieve attitude, zowel naar de politici van de diverse politieke partijen als naar de bevolking toe. Politici zijn op hun beurt loyaal aan de lokale organisatie.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor ambtenaren:

• Het personeelslid zet zich ten volle in om de doelstellingen, aangegeven door de beleidsverantwoordelijken en management, te realiseren. De ambtenaar heeft hierbij uiteraard het recht om zijn meerderen te overtuigen van zijn visie, maar eens een beslissing is genomen dient hij zich hiernaar te schikken.
• Beslissingen van de raden en het schepencollege/vast bureau worden op een collegiale wijze uitgevoerd. Zodra de beslissing is genomen voert men de beslissing snel, efficiënt en plichtsbewust uit (met inachtneming van de geldende regelgeving).
• Ambtenaren dienen in hun handelen politieke neutraliteit aan de dag te leggen.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor politici:

• Rechtmatig en correct genomen beslissingen van de lokale administratie, worden door de politici verdedigd t.o.v. derden.

2. OBJECTIVITEIT

Het is onontbeerlijk dat de ambtenaren en politici neutraal, objectief, en dus onpartijdig te werk gaan. Zo alleen kan het onderlinge vertrouwen verder groeien en wordt de meest solide basis voor een open en eerlijke communicatie gelegd.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor ambtenaren:

• Ambtenaren hebben een adviserende en ondersteunende taak. Hierdoor hebben ze de plicht om steeds een objectief correct advies te geven bij dossiers die geagendeerd worden op het schepencollege/vast bureau en de raden. Bij het uitbrengen van hun adviezen moeten zij de maatschappelijke en politieke context van waaruit zij vertrekken, kaderen.

• In individuele dossiers worden eerlijke en onpartijdige beslissingen genomen op basis van gekende feiten en vastgestelde criteria.

• De objectiviteit van normale procedures en termijnen, die van toepassing zijn op de behandeling van een soortgelijk dossier, aanvraag, klacht,… worden steeds, ongeacht de wijze waarop de vraag bij de ambtenaar terecht komt, toegepast. De te doorlopen stappen en daarmee samenhangende timing, worden duidelijk meegegeven aan de burger.

• De ambtenaar houdt de politicus, die de burger heeft doorverwezen, op de hoogte omtrent de verdere afhandeling van het dossier, vraag, klacht.

• De personeelsleden mogen, zelfs buiten hun ambt, noch rechtstreeks noch via een tussenpersoon, giften, beloningen of enig ander voordeel dat verband houdt met hun ambt, vragen, eisen of aannemen. Indien men n.a.v. bijvoorbeeld een presentatie op een studiedag, een geschenk krijgt aangeboden, dient de leidinggevende hier steeds van op de hoogte gebracht.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor politici:

• Politici moeten aan de ambtenaren de ruimte geven hun opdrachten waar te maken. Hierbij moeten ze oog hebben voor de technische en inhoudelijke kennis van de ambtenaren en voor hun ervaring door het dagelijkse contact met het werkveld.

• Politici moeten de inbreng van ambtenaren bij de beleidsvoorbereiding stimuleren (aandacht voor het responsabiliseren van ambtenaren).

• Uit directe contacten met de burger kunnen vragen om informatie of dienstverlening voortvloeien, doch deze mogen niet leiden tot voorkeursbehandeling of onregelmatige beslissingen. Het bespoedigen van het ene dossier houdt immers automatisch het vertragen van de behandeling van een ander dossier in.

• De politici brengen de burger op de hoogte van de werking van het afgesproken klachtenbehandelingssysteem en geven de klacht door aan de bevoegde ambtenaar voor registratie en opvolging.
• Een lokale mandataris mag zijn/haar invloed en stem niet laten kopen of beïnvloeden door geld, goederen, diensten of andere gunsten die hem/haar gegeven of beloofd werden. Een lokale mandataris moet actief en uit zichzelf de schijn van corruptie tegengaan. 

3. SPREEKRECHT EN SPREEKPLICHT

Politici en ambtenaren brengen respect op voor elkaars standpunten en respecteren elkaars spreekrecht en spreekplicht. Feitelijke informatie moet daarbij steeds correct, volledig en objectief worden gepresenteerd.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor ambtenaren:

• Ambtenaren hebben het recht om met collega’s, leidinggevenden en beleidsverantwoordelijken informatie uit te wisselen, ideeën te toetsen en hun standpunten te verdedigen.

• Wanneer personen van de pers contact opnemen over dienstaangelegenheden, verwijst men hen door naar de algemeen directeur of de communicatiedienst. Dit neemt niet weg dat men t.o.v. de pers een persoonlijk standpunt kan vertolken, waarbij men duidelijk maakt dat men spreekt uit eigen naam. Let wel: het spreekrecht mag geen afbreuk doen aan de waardigheid van het ambt en mag het vertrouwen van het publiek in het lokaal bestuur niet schaden.

• Als personeelslid heeft men het recht op vrije meningsuiting. Men mag zich net als ieder ander kritisch uitlaten over alle openbare zaken. De grens ligt daar, waar het niet meer duidelijk is of men als privé-persoon of als ambtenaar spreekt, waar men negatieve dingen zegt over het lokaal bestuur zonder dat men deze zaken eerst binnen onze eigen organisatie heeft trachten te verbeteren en waar men geheime informatie aan anderen prijsgeeft.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor politici:

• Politici kunnen informatie van burgers ontvangen en dit aan het lokaal bestuur doorgeven, of openbare informatie van en over de gemeente/het OCMW aan burgers verstrekken.

• Als politicus gaat men zorgvuldig en correct om met informatie waarover men beschikt vanuit het ambt. Men verstrekt geen geheime of vertrouwelijke informatie aan externen.

4. PROFESSIONALISME

Van ambtenaren en politici wordt professionalisme verwacht.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor ambtenaren:

• Ambtenaren ondersteunen de politici bij de beleidsvoorbereiding en staan in voor de beleidsuitvoering. Ze zorgen ervoor dat er mechanismen worden uitgewerkt die toelaten het gevoerde beleid te evalueren en daar waar nodig bij te sturen.

• Van leidinggevende ambtenaren wordt een coachende en situationele leiderschapsstijl verwacht.

• Van alle ambtenaren wordt verwacht dat ze zich d.m.v. vorming en zelfstudie permanent op de hoogte houden van ontwikkelingen, regelingen, enzovoorts die relevant zijn voor hun beroepsuitoefening.

• Onderlinge samenwerking en informatie-uitwisseling wordt door alle ambtenaren consequent toegepast. Samenwerken betekent dat we onze inspanningen richten op het gezamenlijke belang van onze afdeling, dienst, team, de gemeente, met het oog op een zo goed mogelijk resultaat.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor politici:

• Van de politici wordt verwacht dat zij voldoende lange termijn denken aan de dag zullen leggen en zich boven de kleine dagdagelijkse praktijk kunnen stellen om de noodzakelijke strategische visievorming tot stand te kunnen brengen en een strategisch beleid daadwerkelijk gestalte te geven.

• Politici maken voldoende tijd vrij om hun mandaat uit te oefenen. Ze plegen op geregelde tijdstippen overleg met de leidinggevende ambtenaren waarbij ze de nodige sturing geven op vlak van de beleidsuitvoering en samen met de ambtenaar instaan voor de voortgangsbewaking en evaluatie van het te voeren beleid.

Geen operationeel management (leidend ambtenarenkorps) zonder een alles overkoepelend strategisch management (i.f.v. het politieke beleid).

5. KLANTGERICHTHEID

Politici en ambtenaren laten in hun handelen steeds het algemeen belang boven het particulier belang primeren. Het is immers hun gezamenlijk doel om een kwaliteitsvolle en burgergerichte organisatie na te streven, wars van individueel favoritisme.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor ambtenaren:

• Burgers, klanten, leveranciers,… moeten erop kunnen rekenen dat zij in gelijke gevallen gelijk behandeld worden en dat het algemeen belang voorop staat.

• Men laat altijd aan de klanten weten wie men is; men maakt zichzelf met naam en functie bekend en is goed bereikbaar voor de klant. Daarnaast spreekt men heldere taal en schrijft men teksten die iedereen begrijpt. Als men informatie geeft vertelt men alles wat ter zake doet, correct en objectief.

• Bij de behandeling van individuele dossiers, aanvragen,… wordt steeds het algemeen belang afgewogen t.o.v. het individueel belang.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor politici:

• Bij hun optreden in en buiten het lokaal bestuur en in hun contacten met individuen, groepen en instellingen geven de politici voorrang aan het algemeen belang boven het individueel belang en vermijden ze elke vorm van belangenvermenging.

• Men verwijst de burgers met individuele dossiers door naar de bevoegde diensten, tenzij men hierin een eigen en specifieke bevoegdheid heeft.

• Men mengt zich in principe niet in individuele dossiers (bijvoorbeeld individuele personeelsaangelegenheden) tenzij men een specifieke bevoegdheid heeft.

• Politici kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie: zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te krijgen over de stand van zaken van een dossier, daarover verdere uitleg en verantwoording te vragen en voorafgaande vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.

6. WETTELIJKHEID / CORRECTHEID

In de samenwerking tussen politici en ambtenaren worden de wettelijke, reglementaire regels en lokale organisatieregels en afspraken gerespecteerd en nageleefd. Loyaliteit t.a.v. bestuur en bestuurders mag niet verward worden met het langs zich neerleggen van regels die juist bedoeld zijn om overheden beter en kwaliteitsvoller te laten functioneren.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor ambtenaren:

• Personeelsleden dienen altijd te handelen in overeenstemming met de richtlijnen, wetten, decreten, reglementen en verordeningen die van toepassing zijn op het grondgebied van Spiere-Helkijn.

• Vragen van het beleid worden steeds getoetst aan de geldende wettelijke, reglementaire en lokale organisatieregels. Indien de vraag in strijd is met deze regels, dient de betrokken ambtenaar het betreffende bestuurslid hiervan op de hoogte te brengen.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten voor politici:

• Politici dienen altijd te handelen in overeenstemming met de richtlijnen, wetten, decreten, reglementen en verordeningen die van toepassing zijn op het grondgebied van Spiere-Helkijn.

• Politici engageren zich ertoe om geen vragen tot dienstverlening aan ambtenaren te richten waarvan ze weten dat deze ingaan tegen de vastgestelde regels.

Er wordt een deontologische commissie opgericht.

BEVOEGDHEID

De deontologische commissie van de gemeenteraad is bevoegd voor: de gemeenteraadsleden, de voorzitter van de gemeenteraad, de schepenen en de burgemeester. De deontologische commissie van de OCMW-raad is bevoegd voor: de OCMW-raadsleden, de voorzitter van de OCMW-raad, de leden van het Vast Bureau en de leden van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst. Het doel is:

• Het geven van adviezen en aanbevelingen aan de raad over de inhoud van deze code met het oog op het bijsturen ervan of op de toepassing van de code op een voorliggend vraagstuk.

• Het zelf uitvoeren, dan wel mandateren, van de voorgeschreven stappen in het proces, van melding tot en met afronding van een melding van een vermoeden van schending van de code.

• Het formuleren van een gemotiveerd advies aan de raad over het vermoeden van een schending van deze code.

PROCEDURE MELDINGEN:

Eenieder die vermoedt dat een regel van de deontologische code is overtreden door een lokale mandataris, kan hiervan melding van maken bij de algemeen directeur (of het personeelslid dat door
de algemeen directeur daartoe werd aangewezen). De algemeen directeur (of het daartoe aangewezen personeelslid) beoordeelt de ontvankelijkheid van de melding op basis van de bepalingen die hiertoe in de deontologische code en het huishoudelijk reglement van de deontologische commissie zijn opgenomen.
Wanneer de algemeen directeur (of het daartoe aangewezen personeelslid) besluit dat de melding onontvankelijk is dan betekent dit meteen het einde van de procedure die gestart werd naar aanleiding
van dit vermoeden. De commissieleden worden hierover wel geïnformeerd.
Is de melding ontvankelijk dan onderzoekt de commissie ten gronde en roept de voorzitter van de deontologische commissie de commissie bijeen.

De commissie onderzoekt de melding en geeft zowel de melder als de vermeende schender de kans zich te laten horen. Ook mogelijke getuigen kunnen gehoord worden. Niemand kan daartoe verplicht
worden. Na het horen van betrokkenen bespreekt de commissie het vermoeden van schending en wordt een gemotiveerd advies of beslissing genomen over het dossier. Enkel de commissie kan zich uitspreken of een mandataris van het OCMW een schending heeft begaan.

SAMENSTELLING
De deontologische commissie wordt samengesteld uit raadsleden waarbij iedere fractie beschikt over minstens één vertegenwoordiger. (Raadsleden die zetelen als onafhankelijke kunnen geen deel uitmaken van de deontologische commissie.)
De mandaten die toekomen aan de fracties waarvan de leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen is steeds hoger dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties.
De samenstelling van de deontologische commissie van de gemeenteraad is identiek aan de samenstelling van de deontologische commissie van de raad voor maatschappelijk welzijn. De voorzitter van de raden is tevens voorzitter van de deontologische commissie. 

Aangezien de gemeente- en OCMW-raad in Spiere-Helkijn slechts één fractie telt en gezien de kleinschaligheid van de gemeente Spiere-Helkijn zullen alle 11 de raadsleden meteen deel uitmaken van de deontologische commissie.

WERKING

Het doel van de deontologische commissie is in eerste instantie het bevorderen van het zelfcorrigerend vermogen van het lokaal bestuur. De deontologische commissie wordt samengeroepen volgens de noodwendigheden en valt bij voorkeur samen met een vergadering van de raden.